随着网络和通信技术的发展，现在视频类软件越来越多，这类软件不仅可以成为人们日常和家人朋友交流的纽带，它也能在工作类会议中起到重要作用，虽然使用视频会议系统能带来诸多好处，但是如果不注意以下几点事项，还可能会有使用不畅的问题。

一、注意系统兼容性

视频会议系统通过运行系统来达到多线路连接的效果这样即使在不同的地理位置，人们都能通过这个系统连接起来，但是会议系统软件是固定的，而其连接或者需要安装的终端系统却有分别，所以很容易出现不错误，只有了解软件系统的要求来选择安装的终端设备才能避免，这就是需要注意的重要事项之一。

二、注意预先了解功能情况

商务类的会议和培训类的会议从形式和参加人员类型等方面有区别，但是这两类会议开办过程中都需要不同人员之间互动，比如一些资料展示和解说等，而切换多人对话和单人解说等模式需要了解视频会议系统公司系统的功能，因为只有掌握功能才能正确的运用这些功能，避免在会议进行阶段出现各类问题。

三、注意外部设备情况

视频类会议所用到的系统需要与电脑系统连接，而电脑又需要与外部的投影及音响等类型设备相连，这样才能确保没个区域参会的人都能看到会议现场情况，如果这些设备连接出错，或者运行方面有问题，那么就可能会影响整个会议进度，所以使用这类系统软件前还要检查外部设备情况。

视频会议可以解决千里之外不同地点一起开会的难题，且随着人们对这类软件的深入了解，更多的企业或者公司都愿意安装使用它，但是想要用好这种系统，仅仅确定视频会议系统哪种效果好还不够，还应该多注意系统兼容性，软件功能和外部设备等方面事项。