公司在早期寻求合作伙伴或者是用户的时候，大多会将地域作为一个参考项目，这样在协商价格以及商品类型的时候，可以选择上门或者邀请对方到公司进行洽谈，少数需要以分公司形式在其他区域进行销售工作的公司也会选择让本部人员按月或者季度前去了解公司情况，这也会让这段时间内的差旅费用有不小的变化，在这过程中，视频会议软件的上线也让公司有了降本的方式。

员工进入公司后大多需要不时开会同步手上工作的进度并先想好自己后续的工作方向，这样可以让部门内的其他人员在短时间内了解自己的工作情况。但在这些会议过程中，不时会有一个或者几个人员因为个人或者工作外出的原因选择不参会，这个时候同步的进度也会受到影响，如果延迟会议的话，还需要参会的其他人给出合适的时间，会对后续的工作造成不小的影响。

多数企业引入视频会议软件是为了满足多地区、多人数的会议需求，所以在买入或者和软件方合作之前需要先了解对方的产品情况，而参会人数以及分屏的数量情况也关联到后续的使用感受，几个人之间的会议可以通过社交软件的音视频方式对接，但多人的时候会因为杂声或者是多方发言的时候，会让会议陷入不大好处理的情况，对于参会的人员来说也是一种时间的耗费。

有的公司在使用的过程中会选择和软件方同步需求信息并提出调整的想法，视频会议软件在进入市场的时候会先了解多数用户的想法，在使用上会有一部分的缺失，在吸引到对应的客户后，他们会在软件中加上其他部分的程序以及数据，让用户可以在支出费用、时间比较少的情况下享有较好的服务。